כשיותר ויותר אנשים עוברים לעבודה מהבית, חשוב למצוא דרכים יעילות לשמירת הקשר הרציף עם הלקוחות והקולגות. גם כשאין אפשרות לפגישות פנים אל פנים, ישנן דרכים יעילות להמשיך ולהיפגש מרחוק. איך עושים את זה? לפניכם רשימת עצות.
פרסמו את סדר היום שלכם
פרסמו את סדר היום, ועמדו בו. תכנון מראש יעזור לכם לחשוב כמה זמן יש להקדיש בעת פגישה וירטואלית לכל נושא, ומכאן מה צריך להיות אורכה. אנחנו נוטים פעמים רבות לקבוע באופן אוטומטי פגישות של שעה, כשבפועל נדרשות רק 15 או 30 דקות.
הדליקו את המצלמה
שיתופי פעולה הופכים יעילים יותר כאשר אנחנו יכולים "לקרוא" את השטח. אם אתם שוכחים להדליק את המצלמה שלכם, שאר המשתתפים לא יכולים לקרוא את שפת הגוף שלכם ועלולים להסיק לגביכם מסקנות שגויות. המצלמה גם מאפשרת בהירות מהצד שלכם לגבי מי הם הדוברים, ומה הם באמת מנסים לשדר.
תפאורה פשוטה ותאורה מעולה
בעת פגישה וירטואלית, ודאו שהסביבה שלכם נקייה מחפצים רבים ומרעשים, ושהפנים שלכם מוארות היטב. נסו לפנות עם הפנים כלפי חלון, או כלפי אורות דולקים. הימנעו מישיבה כשהחלון מאחוריכם, כי כך אתם עלולים להיראות כמו צללית.
אין לכם תאורה אופטימלית? נסו להתקין פיצ'ר שמטשטש את הרקע שלכם. הסביבה רועשת? השתמשו באוזניות. כמה פשוט, ככה הופך כל פגישה למוצלחת יותר.
התלבשו
זכרו שהלקוחות והקולגות שלכם רגילים לראות אתכם לבושים באופן הולם למשרד. העבודה מרחוק צריכה להיות, להיראות ולהגיש דומה. אם אתם לבושים בצורה הולמת, אתם משדרים שאתם לוקחים את מי שמולכם ברצינות. עובדים בפיג'מה? לפחות לפגישה הווירטואלית שימו עליכם משהו מכובד.
בקשו רשות להקליט
בתחילת המפגש, בקשו רשות להקליט אותו. כך, אם מישהו נעדר מהפגישה תוכלו לשלוח לו את ההקלטה. בנוסף, תוכלו לצפות שוב בשיחה ולהפיק ממנה את מה שאתם צריכים. הגישה הזאת גם תקצר את משך הפגישות, מאחר שלא יבוזבז זמן על הקלדות ורשימות.
השתיקו
בפגישות מרובות משתתפים, ובמיוחד במצגות, כדאי להשתיק את כל המשתתפים (פונקציית "מיוט"), כדי שלא להפריע לדובר וכן לשלוח מסר של סדר והקשבה. השתמשו באופציית הצ'אט על מנת לאפשר למשתתפים לכתוב את ההערות והשאלות שלהם, מבלי להפריע. אם המצגת ארוכה, אפשר לשקול הפסקות יזומות מדי פעם על מנת לענות על השאלות שהצטברו, ולאפשר למאזינים להתאוורר ולחדש כוחות.
ניהול הפגישה
תמיד כדאי להחליט מראש מי יהיה האדם שינהל את הפגישה. האדם הזה יהיה אחראי לוודא שהטכנולוגיה פועלת עבור כולם כראוי, לשתף מסכים, להשתיק ולפתוח את המיקרופון לדוברים ועוד. מומלץ לתת למנהל המפגש עותק מהתוכן שיוצג, על מנת שיוכל לשתף אותו אם יעלו קשיים טכניים.
ניסוי כלים
בדקו את רוחב הפס ואת הטכנולוגיות שלכם לפני תחילת הפגישה. העלו מראש את המצגות, המסכים והסרטונים ובדקו שהם פועלים כראוי. אל תשכחו לנקות את המחשב ממסמכים פתוחים ושאר הפרעות.
בשורה התחתונה
אלו היו טיפים לעבודה מוצלחת מהבית שיכולים לעזור בניהול טוב יותר של עבודתכם אבל, בסופו של דבר, הכי חשוב לזכור שכולנו בני אדם. אנשים רבים אינם מורגלים בעבודה מרחוק ולא מכירים את הטכנולוגיה ואת הנורמות. התמודדות עם טכנולוגיות לא מוכרות יכולה להיות מאוד מלחיצה, וכדאי להיות סבלניים עם מי שמתקשה. מטבע הדברים מפגשים וירטואליים מרגישים פחות אישיים, אז נסו להכניס אינטימיות על ידי כנות, סבלנות והבנה.
וקסמן ריהוט משרדי
